PKF APOGEO

Cílem spolupráce bylo dostat finanční výsledky všech entit na jedno místo: online, vždy aktuální a bez hodin ruční práce v Excelu. Databy pro PKF APOGEO postavilo datovou základnu na platformě Microsoft Fabric s reportingem v Power BI, který dnes tvoří páteř měsíčních management meetingů.

Klíčové přitom nebylo jen postavit datový sklad, ale rozumět tomu, co finanční controlling skutečně potřebuje. Databy se na finanční controlling a plánování specializuje: víme, jak vzniká výsledovka, jak se mapují účty napříč různě účtujícími entitami, kde se schovávají chybně zaúčtované výnosy a co manažer od reportu čeká. Právě tato kombinace datové a finanční expertízy umožnila navrhnout řešení, které dává smysl účetním, controllerům i partnerům.

Výzva: když reporting vzniká ručně v Excelu

Měsíční přehled výkonnosti pro management a partnery vznikal v Excelu bez integrace na účetní systémy. Controller každý měsíc stahoval data za každou ze 13 entit zvlášť a ručně je skládal dohromady. Byly to hodiny práce, které se opakovaly každou uzávěrku.

Tento přístup narážel na své limity:

• sestavování a revize reportu zabraly 10+ hodin každý měsíc
• jakákoliv změna struktury souboru nebo přidání nového účtu znamenaly riziko chyby
• soubor sdílený na OneDrive mohlo upravovat víc lidí, což znamenalo problém s auditovatelností
• s rostoucím objemem dat se práce zpomalovala
• nebylo možné se prokliknout na detail konkrétní transakce a vysvětlit dané číslo
• chybně zaúčtované položky se odhalovaly pozdě

“Při změně ve struktuře společnosti se excel musel složitě předělávat, nyní se zadá Databy a o vše se postarají.” ‍

- Jana Myšičková, Head of Finance, PKF APOGEO

Role Databy: jednotná datová základna pro celou skupinu

Než vznikla první řádka kódu, začali jsme business analýzou. Na společném workshopu jsme díky zkušenostem z desítek finančních projektů detailně zmapovali současné nástroje (ERP, CRM, timesheety), datové zdroje a jejich vazby, proces měsíční uzávěrky i to, co od reportingu očekávají jednotliví uživatelé, od controllera přes manažery BU až po partnery. Výstupem byla podrobná analýza, která definovala datový model, požadované přehledy i pravidla mapování ještě před samotnou implementací. Díky ní jsme se vyhnuli slepým uličkám a stavěli rovnou to, co dává byznysu smysl.

Na základě této analýzy Databy navrhlo a postavilo centrální datový sklad na platformě Microsoft Fabric, napojený přímo na ERP Helios a CRM MS Dynamics. Nad ním běží reporting v Power BI, dostupný online a vždy aktuální všem manažerům BU i partnerům.

Že si dnes controller může data obnovit kdykoliv, je samo o sobě posun. Skupina dřív účtovala v systému ESO, ze kterého data tekla přes API v platformě Adverity a nedala se aktualizovat živě. Přechod na Helios to změnil a otevřel cestu k reportingu nad daty, která jsou vždy po ruce.

Reporting přitom neřeší jen výsledovku. Pokrývá tři oblasti, které spolu dřív nešlo propojit:

• Výkonnost Business Units: výsledovka (VZZ), dlouhodobé trendy, srovnání YoY i vůči plánu a forecastu
• Profitabilita zakázek: propojení výnosů z ERP, subdodávek a nákladů z timesheetů do marže na jednotlivé zakázce
• Management pohledávek: faktury po splatnosti napříč všemi entitami, intervaly splatnosti, měny a FX kurzy

Jedna postavená základna navíc slouží i mimo finance: PKF nad stejným datovým skladem provozuje vlastní HR report, do kterého vstupuje účetní deník a další tabulky. Investice do skladu se tak vrací i v dalších agendách.

Jak jsme k tomu přistoupili?

Klíčem bylo dostat data ze 13 entit, kde každá účtuje trochu jinak, do jednoho konzistentního modelu. Na úrovni datového skladu jsme sjednotili účetní osnovu a namapovali analytické účty do skupin, takže se výsledky daly číst za celou skupinu i rozpadnout na jednotlivé BU.

• Automatický sběr a sjednocení dat ze všech entit, bez ručního stahování a skládání
• Drill-down až na jednotlivou účetní transakci s odkazem zpět do ERP
• Tlačítko pro okamžitý refresh dat přímo v Power BI, takže si controlleři data kdykoliv aktualizují sami, bez čekání na IT nebo plánovaný běh
• Řízený proces uzávěrky a archivace dat („frozen period”), který chrání navázané výpočty odměn před zpětnými změnami

Technologicky řešení staví na Microsoft Fabric (lakehouse, warehouse, dataflows, pipelines, transformace v dbt) a Power BI. Nad celým skladem navíc běží automatické testy dat a kompletní dokumentace v dbt. Celé řešení je udržovatelné i při dalším rozvoji a čísla se opírají o ověřená data.

Reporting se stal součástí každého management meetingu

Dnes se na poradách nepřipravuje žádný Excel, report se jednoduše promítne. Data jsou aktuální, dostupná všem a napříč všemi entitami.

• 10+ hodin měsíčně, které dřív padly na ruční sestavování dashboardů, se uvolnilo na skutečnou analýzu
• výsledky online a vždy aktuální, každý manažer i partner vidí čísla okamžitě
• chybně zaúčtované položky se odhalí dřív díky drill-downu na transakce
• přehled marží a vývoje na zakázkách jako podpora při vysvětlení růstu či poklesu zisku BU
• centrální a konzistentní zdroj reportovaných dat namísto editovatelného sdíleného Excelu

PKF APOGEO má díky tomu okamžitou kontrolu nad tím, co se ve skupině děje, přesně to, co je cílem finančního controllingu a plánování od Databy.

„Hlavní je, že je to přehledné a online. K datům se každý dostane hned a kvůli reportu už nemusíme chodit do několika oddělených účetních systémů. Protože hledat, v které DB data najdu, byla práce pro Sherlocka.”

- Jana Myšičková, Head of Finance, PKF APOGEO